Ca semble impossible, et pourtant de plus en plus de cabinets américains franchissent le cap.
Comment se sont-ils organisés ? Quels outils utilisent-ils ?
J’ai fait mes recherches, et voici un résumé en 7 étapes à suivre pour réussir un passage au travail à distance.
Nous allons voir les prérequis, une liste de base d’outils à utiliser pour le travail à distance, comment faire si vous devez toujours rencontrer les clients en personne et des exemples de cabinets d’avocats qui ont travaillé à distance dans une certaine mesure (liste mis régulièrement à jour, pensez à me contacter !)
Chers avocats, bonne lecture !
Est-ce qu’un avocat peut travailler en 100% télétravail ?
Avant de commencer la lecture de l’article, vous devez déjà certainement vous poser la question : est-ce qu’un avocat peut réellement travailler de chez lui ? Voir carrément de l’étranger ? Cela semble fou !
Même si la réponse va dépendre en partie de votre domaine de pratique, de vos clients et aussi de comment vous organisez vos journées, la réponse, en théorie, est « oui ». Il devrait être possible de réaliser tout ou une partie de son travail à distance, et même d’améliorer l’expérience client et la productivité de son cabinet.
Alors bien entendu, si vous devez aller au tribunal, il est difficile d’y échapper, mais même ce point reste discutable depuis le Covid. Par exemple, alors que la situation de la pandémie évoluait, de nombreux tribunaux français ont décidé de fermer, ou de partiellement fermer (des audiences en vidéoconférence ont vu le jour).
Sans nécessairement parler de la pandémie, l’évolution des outils technologiques, et la croissance de leur utilisation par les cabinets font qu’aujourd’hui une majeure partie des taches sont déjà réalisées à distance : signature électronique, rédaction ou révision des documents juridiques, communication avec les clients, stockage et sécurisation des informations confidentielles. Tout ou presque est déjà digitalisé.
C’est donc plus simple que ce que l’on pourrait croire : à condition de comprendre les enjeux liés à la déontologie, vous devriez être en mesure de vous installer pour travailler à domicile ou ailleurs.
👩🏻💼 1 – Bien communiquer sur cette nouvelle organisation
Si vous êtes au lancement de votre cabinet, l’enjeu est moins important. Il sera toujours plus difficile de changer ses habitudes (et celles de ses clients) que d’adopter une identité marquée de son lancement.
À l’inverse, si vous êtes un cabinet « traditionnel », il va bien falloir communiquer en interne mais également auprès de ses clients, pour expliquer l’objectif, les nouveaux outils utilisés, et d’une manière générale le nouveau fonctionnement.
Expliquer à ses clients que le cabinet passe en télétravail démontre une adaptation aux besoins du marché. Les mœurs ont bien évolué depuis la dernière crise du Covid, le télétravail est une preuve de compréhension des besoins, et de pari sur l’avenir.
Et nous verrons également plus bas dans l’article, que cela ne veut pas nécessairement dire que toutes les réunions physiques sont supprimées.
Voici des exemples de cabinets d’avocats américains en 100% télétravail : vanstlawfirm.com ou velawoodlaw.com
👩🏻💼 2 – Avoir une connexion internet survitaminée
→ Assurez-vous d’avoir une fonctionnalité “Partage de connexion” sur votre téléphone au cas où votre connexion rencontre des problèmes.
→ Prenez un abonnement à un VPN pour sécuriser votre connexion (personnellement j’utilise Nord VPN)
👩🏻💼 3 – Adieu les documents papiers
→ Scannez tous documents papier dont vous avez besoin à l’aide d’un scanner portable.
→ Envoyer et recevez vos courriers physiques à l’aide d’un service tel que https://casemail.us/ (ils envoient le courrier à partir d’un PDF).
→ Utilisez un service de stockage sécurisé et fiable tel qu’un serveur, ou un cloud (Google, One Drive …)
👩🏻💼 4 – Adopter un outil de gestion de projet adapté
Afin de calculer le temps passé de chaque collaborateur, les factures, le suivi des dossiers etc, les e-signatures vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet adapté aux cabinets d’avocats.
De mes recherches j’ai trouvé Clio Grow qui est très utilisé aux USA.
👩🏻💼 5 – Sécurisez vos échanges
Le secret professionnel et la déontologie vous obligent à sécuriser toutes les informations du cabinet
Pour cela, vous pouvez utiliser des services de messageries sécurisés tels que Whatsapp, Signal ou encore Slack pour les conversations groupés.
Pour vos visio, utilisez des outils sécurisés comme https://www.legaler.com/
Assurez-vous également d’avoir un service de messagerie par e-mail sécurisé (ca devrait déjà etre le cas)
👩🏻💼 6 – Et les appels ?
Des outils tels que https://www.thelem.fr/ existent
Ils vous permettent d’avoir un professionnel qui répond au téléphone, prend tous vos rdv, se connecte à votre agenda
Le tout en francais ou en anglais de 8h à 22h du lundi au samedi !
👩🏻💼 7 – Et si vous avez toujours besoin de rencontrer vos clients en physique ?
Travailler en Remote ne signifie pas forcément travailler depuis le bout du monde
Il y a des situations pour lesquels vous ne pourrez pas travailler 100% en télétravail (notamment si vous devez rencontrer vos clients pour des signatures, ou si vous devez aller à la Cour)
Dans ce cas, vous pouvez tout simplement réserver des salles de réunions d’affaires dans de beaux coworking, des lieux d’affaires etc !
Et vous, pensez vous que la profession est prête à passer au 100% télétravail ?